Как написать деловое письмо на английском языке пример. Деловая переписка на английском языке: фразы и советы

К деловой переписке желательно переходить, только достигнув уровня не ниже Pre-Intermediate . Дело в том, что только к этому уровню у обучающегося формируется устойчивое представление о стилях речевой коммуникации в английском языке. Многие убеждены, что англичане - это ретрограды, и они сохранили очень многое из старинных традиций делового общения. Во многом они правы, но пресловутая чопорность англичан давно уже канула в лету, а остался, пожалуй, их педантизм и стремление к порядку при ведении бизнеса, судебной, коммерческой, банковской, нотариальной и других видов переписки. Это «не есть плохо», и умение правильно составить официальное письмо на английском, поможет вам избежать казусов, и потерь, причем не только финансовых издержек, но и ударов по репутации.

Стиль речевого общения используется официально-деловой, и перед общением с вашими деловыми партнерами на английском языке вам волей-неволей придется узнать, что такое деловая переписка на английском и изучить примеры писем.

Ключевые правила деловой переписки на английском

Для начала необходимо ознакомиться с ключевыми правилами английской переписки, выраженной в официально деловом стиле. В деловом письме на английском языке всему есть свое место.

• Независимо от содержания письма, существуют определенные параметры его внешнего оформления.
• Применяется наиболее простой, распространенный тип шрифта (обычно Arial или Times New Roman);
• Цвет шрифта - только черный (выделения другим цветом не допускаются);
• Абзацы отделяются двойным интервалом (пропуском строки);
• «Красная строка» не используется;
• Все поля одинаковые, равны «дюйму» (2,5 см).
• Бумага должна быть формата А4 или специальных габаритов «Письмо». Если документ отправляется от имени организации рекомендуется использовать фирменные бланки с логотипом.

I.Начало письма

1. Указание отправителя. Начинают письмо с указания в левом(!) верхнем углу названия организации или имени и фамилии адресанта (отправителя). Адрес компании прописывается до скорупулезности точный: каждый пункт - с новой строки. Пример такого начала:

Mr Pavel Karpov
Tevix Company
Office 77, Building 57
Chkalov Street
Irkutsk
Russia

Если письма печатается на фирменном бланке компании, эту часть можно пропустить. Если письмо международное, название страны обычно печатается заглавными буквами.

2. Дата. Указывается на две строки ниже информации о компании-отправителе. во избежание недоразумений дату написания желательно не ставить «задним числом».

3. Информация о получателе. Указывается через две строки после даты (под ней). Она включает имя адресата, полное наименование компании и подробный адрес. Лучше всегда указывать имя и должность человека, которому непосредственно адресовано письмо.

Пример оформления:

Mr. John Doe
President
Balton Galore, Inc
772 Canine Road
Los Angeles, California 90002

4. Приветствие. Будет весьма странно, если в первом же письме вы напишете Hello John, поэтому писать нужно:

Dear John,
Hello Mr. Doe

Письмо следует начинать с официального обращения, особенно если это первое письмо. Воспользуйтесь одним из шаблонов:

Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear All - возможно, если вы не знаете, пишите ли вы мужчине или женщине или ожидаете ответа от любого представителя компании;
Dear Sir - вы знаете пол адресата, но не знаете его имени. Все же лучшим выходом будет имя адресата постараться разузнать.

Если Вы вообще не знаете, кому именно из сотрудников компании адресуете письмо, возможно использование обращения "To Whom It May Concern". Однако такая безликая форма не является лучшим выбором.

II. Главная часть письма

5. Основное содержание. После обращения (что касается и письма личного характера) практически непременно ставится запятая, а текст письма начинают с новой строки, причем можно одну строку и пропустить. Возможна постановка запятой, если вы обращаетесь к очень важному человеку (VIP - Very Important Person ).

Вполне прилично в начале письма представиться, но это в том случае, что вы пишите впервые или довольно таки редко, и не уверены, что руководитель компании вас еще помнит. Допустим, I am Anna Shevelyova, a Director of XYZ Company.

Классической фразой для начала письма является "I am writing you regarding..." / "I am writing you concerning..." ("Я пишу вам по поводу..."), "I am writing you in response to your letter." (Я пишу в ответ на ваше письмо).

Обязательно поблагодарите за предыдущий контакт, если он уже состоялся:
Thank you for contacting me on that so important issue. We are thankful so much for sending us more information about the production of your Company.

• Деловое письмо для лучшего изложения ваших мыслей разбивается на абзацы, в которых не должно быть никакой воды - только четкая, сухая, конкретная и исчерпывающая информация. Не используйте конструкции со страдательным залогом, только действительным.
• Вы обязательно благодарите адресата за будущее решение вашей проблемы (если даже в этом не совсем уверены). Thank you for spending my time on my issue. We are thankful beforehand for your participation. Или что-либо в этом духе.
• Если текст письма необходимо продолжить на втором листе, обязательно укажите в верху пометку с именем получателя, датой и данными о том, что это продолжение письма на другой странице.

6. Подведение итогов. Последний абзац должен содержать “выжимку” всего письма с указанием ваших дальнейших действий либо их ожидания от партнеров. Сообщите о своей готовности к общению по любым вопросам и предложениям. “If you have any questions, please contact us” (В случае возникновения вопросов, пожалуйста обращайтесь).

III. Завершение

Важно продумать, как закончить письмо на английском. Дело в том, что последняя часть письма - это своеобразный индикатор уважения к человеку, с которым вы общаетесь. Обязательно используйте одно из наиболее часто употребимых клише “С уважением” в конце письма (образец на английском: "Yours sincerely" or "Sincerely"). Также допустимы заключительные фразы "Cordially," "Respectfully," "Regards" and "Yours Truly" (используются реже). Менее официальными, но также абсолютно приемлемыми являются фразы "All the best,” “Best wishes," "Warm regards," and "Thank you."

Наконец, вы подписываете свое письмо, оставляя всю необходимую информацию, даже если она адресату известна.

Anna Shevelyova
Director
XYZ Company
T.76-65-75
E-mail: [email protected]

Правила не слишком сложные, но труднее всего в таком письме выдержать деловой стиль общения . Со временем, когда у вас произойдет уже несколько деловых встреч, стиль высказываний в переписке может несколько персонифицироваться, но всегда следует помнить, что деловое письмо должно быть сухим, точным, не имеющим двусмысленности и недомолвок.

Полезные фразы и выражения для деловой переписки

1. I write to inform / This is to inform - Настоящим сообщаю…
2. With reference to your letter of 19th June… - В ответ на ваше письмо от 19 июня…
3. We are writing to enquire about - Нас интересует информация о…
4. I call your attention to… - Обращаю ваше внимание на…
5. Could you possibly explain…- Не могли бы ли вы объяснить…
6. Thank you for the information - Спасибо за информацию.
7. Regarding your question about … - Относительно вашего вопроса о…
8. I’m sending you .. - Высылаю вам
9. Please could you send me…- Не могли бы вы отправить мне…
10. I would be grateful if you could ... - Был бы благодарен, если вы смогли&hellip
11. I look forward to hearing from you soon. - Жду вашего скорейшего ответа.
12. We are hoping for the understanding. - Надеемся на понимание.
13. Thank you in advance for your help with… - Заранее благодарны за оказание помощи в…
14. Thank you for your time. - Спасибо, что уделили время.
15. If we can be of assistance, please don’t hesitate to ask. - Обращайтесь в любое время, мы всегда рады помочь.

Пример делового письма на английском языке

Приняв во внимание вышеуказанные правила, для большей наглядности приведем деловое письмо на английском языке как образец переписки между носителями языка.

Robert Baker
EcoLines, Ltd
5 Hill Street
Madison, Wisconsin 53700

16 April 2016
Mrs. Patricia Wilber
General Manager
RSPSR Co Ltd
15 Coconut Road
Manchester
the UK WFY2 3JР

Thank you for sending us your prior consent and now I have pleasure in inviting you to arrive to London to attend our international environmental forum to be held at Dorsey Hotel, London on Monday/Wednesday 12/15 May 2016.

This intensive, environmental forum for ecologists aims to:

Increase our planet environmental security

Enable feedback and networking with ecologists around the world

The forum seminars are held by distinguished cohort of international speakers who are going to introduce eco-friendly projects to experts on that issues.

I am sending you a registration form to be send back before 5 May. The fee comprises ₤65 per person.

It will be my pleasure to meet you at our forum with so distinguished cohort of members.

Yours sincerely
Robert Baker
Forum Secretary
Tel. 777-XXX-777
[email protected]

Отличия деловой переписки на английском и русском

Деловая переписка на английском языке предлагает образцы различных приглашений на конференции, участия в бизнес проектах, приобретения оборудования, сотрудничества в производстве или получения инвестиций.

Совершенствуйте свой английский на сайте с интересными онлайн упражнениями. Английскую речь нужно запоминать фразами, которые складываются многими столетиями. При этом в нашем мозге появляется некий дополнительный центр, который отвечает за формирование понимания менталитета носителей языка.

Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.

Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.

Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:

Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.

Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.

Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:

1. весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
2. красная строка не используется;
3. пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
4. выравнивание делается по левому краю.

Правило №2: Пишите простым и понятным языком.

Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.

Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.

Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:

• название компании
• номер дома, улица
• город, почтовый индекс
• страна

Online-school of foreign languages "LINGVISTER"

Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.

Правило №4: Обратите внимание на формат даты.

Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.

Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.

В США и Канаде последовательность другая - месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.

December 16, 2014

Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.

Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:

• полное имя
• должность
• название компании
• номер дома, улица
• город, почтовый индекс
• страна

Mr Christopher Nolan

Executive Producer

Syncopy Films Inc.

4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203

Burbank, CA 91522

Правило №6: Выберите приветствие и обращение.

Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.

В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:

Dear Mr Vice President:

Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:

Dear Christopher,

В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:

Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:

Dear Sir or Madam,

Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.

Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.

SAN DIEGO COMIC CON 2014

Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».

В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:

• I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
• I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
• I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
• I would appreciate your immediate attention to this matter.
• I appreciate any feedback you may have.

Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.

Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:

Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:

Dear Mr Nolan…Yours sincerely,

В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:

Dear Sir or Madam…Yours faithfully,

Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!

Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.

Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма - мужчина, но если автор - женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).

Yours sincerely,

Yours sincerely,

SUSAN HAYWARD (Mrs)

Правило №10: Упомяните вложения в письме.

Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.

Yours sincerely,

SUSAN HAYWARD (Mrs)

Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.

• Dear Mr. Brown
  Уважаемый г-н Brown
• Dear Ms. White
  Уважаемая г-жа White
• Dear Sir/Madam
  Уважаемые господа

Starting (Вступление)

• We are writing
  Мы пишем
  – to inform you that …
  что бы сообщить Вам, что
  – to confirm …
  что бы подтвердить
  – to request …
  что бы попросить
  – to enquire about …
  что бы узнать о
• I am contacting you for the following reason…
  Я связываюсь с Вами по следующей причине
• I recently read/heard about ….. and would like to know ….
  Я недавно читал/слышал о….. и хотел бы узнать …
• Having seen your advertisement in …, I would like to …
  Увидев Ваше объявление в ….. Я хотел бы …
• I would be interested in (obtaining / receiving) …
  Я был бы заинтересован в (получении / передаче)
• I received your address from —– and would like to …
  Я получил Ваш адрес из …. и я хотел бы ….

Referring to previous contact (Ссылаясь на предыдущие контакты)

• Thank you for your letter of March 15.
  Спасибо за Ваше письмо от 15 марта
• Thank you for contacting us.
  Спасибо за обращение к нам
• In reply to your request, …
  В ответ на Ваш запрос ….
• Thank you for your letter regarding …
  Спасибо за Ваше письмо, касающееся ….
• With reference to our telephone conversation yesterday…
  Применительно к нашему вчерашнему телефонному разговору
• Further to our meeting last week …
  В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
• It was a pleasure meeting you in London last month.
  Было приятно встретиться с вами в Лондоне в прошлом месяце
• I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
  Мне было приятно пообедать с Вами на прошлой неделе в Токио
• I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday.
  Я просто хотел бы подтвердить основные моменты, которые мы обсуждали во вторник

Making a request (Оформление просьбы)

• We would appreciate it if you would …
  Мы были бы признательны, если бы вы
• I would be grateful if you could …
  Я был бы благодарен, если бы Вы ….
• Could you please send me …
  Не могли бы вы выслать мне
• Could you possibly tell us / let us know …
  Можете ли вы рассказать нам / сообщить
• In addition, I would like to receive …
  Кроме того, я хотел бы получить …
• It would be helpful if you could send us …
  Было бы полезно, если вы можете отправить нам
• I am interested in (obtaining / receiving) …
  Я заинтересован в (получении / передаче)
• I would appreciate your immediate attention to this matter.
  Я был бы признателен Вам за немедленное внимание к данному вопросу
• Please let me know what action you propose to take.
  Пожалуйста, дайте мне знать, какие действия вы намерены предпринять

Offering help (Предложение помощи)

• Would you like us to …?
  Хотели бы вы, чтобы мы …
• We would be happy to …
  Мы были бы счастливы …
• We are quite willing to …
  Мы вполне готовы …
• Our company would be pleased to …
  Наша компания будет рада …

Giving good news (Сообщать хорошие новости)

• We are pleased to announce that …
  Мы рады сообщить, что …
• I am delighted in inform you that ..
  Я рад сообщить вам, что …
• You will be pleased to learn that …
  Вам будет приятно узнать, что …

Giving bad news (Сообщать плохие новости)

• We regret to inform you that …
  Мы с сожалением сообщаем вам, что …
• I’m afraid it would not be possible to …
  Я боюсь, что это не было бы возможным …
• Unfortunately we cannot / we are unable to …
  К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии …
• After careful consideration we have decided (not) to …
  После тщательного рассмотрения мы решили (не) …

Complaining (Жаловаться)

• I am writing to express my dissatisfaction with …
  Я пишу, чтобы выразить свое недовольство о …
• I am writing to complain about …
  Я пишу, чтобы пожаловаться на
• Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
  Обратите внимание, что товары, которые мы заказали (дата) еще не прибыли.
• We regret to inform you that our order n° —– is now considerably overdue.
  Мы с сожалением сообщаем вам, что наш заказ № —– теперь со значительным опозданием
• I would like to query the transport charges which seem unusually high.
  Я хотел бы запросить транспортные расходы, которые, кажутся необычно высокими

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

• Поздравление –
• Предложение – – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
• О приёме на работу — –уведомляет вас, что вы приняты на работу.
• Заявление – – содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
• Отказ- – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
• Жалоба – – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
• Письмо–извинение – — это ответ на письмо-жалобу.
• Письмо-запрос– –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
• Письмо-ответ на запрос – – в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
• Письмо-благодарность — – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

Крутой онлайн курс по деловому английскому от Lingualeo — пройдя его, вы сможете обрести уверенность как в переписке, так и в разговоре на деловые темы. Кстати, перед приобретением его можно попробовать бесплатно.

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You"re и т.д.
2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

• Заголовок (шапка):
  А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
  Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
  В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат:день/месяц/год. Запятые не используются.
• Приветствие (обращение), или как начать письмо.
• Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
• Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
• Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя .
• Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
• Может содержать постскриптум , инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

Yours faithfully,

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые Господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах.

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam -если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank , — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards , — С уважением…

Yours faithfully , Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно

Yours sincerely , — если имя Вам известно

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с Вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По Вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your – Относительно Вашего

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TР

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Thank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us/
Kind regards,

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Кто еще не знаком с EnglishDom , бегом туда записываться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

А для моих гостей и читателей есть особое предложение - 2 урока в подарок при оплате 10 уроков . Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.

Электронные письма

Любимые всеми e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid , кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

На этой страничке вас ждут 5 образцов писем-предложений (commercial offer) на английском языке, с переводом на русский язык.

Письмо 1

4567 Golden Street

Fresno, California

9034 Cooper Street

Fresno, California

October 30, 2009

Our company Soft Plus is quite new in the region, it was established last year, but in spite of this we have already proved to be professionals and have a number of good reviews. We offer qualified services in software maintenance at reasonable prices. This month we have a special offer for and your office equipment with a good discount. For more information you may call 555-55-55.

От: г-н Луи Манн, генеральный директор Софт Плюс

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

Кому: СтенлиКо Лтд

Уважаемые господа

Наша компания «Софт Плюс» существует не так давно, она была основана в прошлом году, но не смотря на это мы уже зарекомендовали себя как профессионалы и имеем ряд хороших отзывов. Мы предлагаем квалифицированные услуги по обслуживанию программного обеспечения по разумным ценам. В этом месяце у нас есть для Вас и Вашего офиса особое предложение с хорошей скидкой. Для получения дополнительной информации звоните по телефону 555-55-55.

С уважением,

Луи Манн,

Генеральный директор

Письмо 2

Mr Jonatan Swift

4567 Bowery Street

9034 Cooper Street

Fresno, California

Dear HR manager,

Would you like to organize a day off for your employees within corporate culture? Our company may help you to increase the engagement of the staff by creating a simple family day-off! Competitions, contests, quizzes – all sorts of stuff for good time-spending with families and colleagues! Call us right now to reserve a date – 678-702).

Mr Jonatan Swift

От: г-н Джонатан Свифт, менеджер по связям с общественностью ФанОрг

4567 Боуэри стрит, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

Кому: менеджеру по работе с персоналом, СтенлиКо Лтд

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345

Уважаемый менеджер по работе с персоналом

Хотели бы Вы организовать день отдыха для Ваших сотрудников в рамках корпоративной культуры? Наша компания может помочь Вам повысить степень вовлеченности вашего персонала,просто подарив им семейный выходной! Соревнования, конкурсы, викторины – любые развлечения для хорошего времяпрепровождения с семьей и коллегами! Звоните нам прямо сейчас, чтобы записаться на свободный день – 678-702).

С уважением,

Джонатан Свифт,

Менеджер по связям с общественностью

Письмо 3

4567 Levy Street

9034 West Street

I know that recently you have opened a shop in our town. And I also know that you do not have any internet page of your shop. That is why I would like to offer you to create such a page. Nowadays lots of people prefer to make purchases sitting at home so business in internet is becoming more and more popular and the page of your shop in internet can become very profitable and help you earn more money. If you are interested in my offer I would discuss the details with great pleasure.

От: г-н Джим Ферри

4567 Леви стрит, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

Кому: г-ну Сэму Адриану

9034 Уэст стрит, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк, США 90345

Уважаемый г-н Адриан

Я знаю, что недавно Вы открыли магазин в нашем городе. И я также знаю, что у вас нет интернет-странички Вашего магазина. Поэтому я хочу предложить Вам создать такую страничку. В настоящее время множество людей предпочитают делать покупки не выходя из дома, поэтому бизнес в интернете становится все более и более популярным, страничка Вашего магазина в интернете может стать очень прибыльной и поможет Вам заработать еще больше денег. Если вы заинтересованы в моем предложении, то я бы хотел обсудить с Вами детали с большим удовольствием.

С уважением,

Джим Ферри

Письмо 4

9034 East Street

December 01, 2001

Dear Sales Manager

Your company has been our customer for a long time. We appreciate your loyalty and thus would like to offer you our new product – electronic paper shredder. It is very easy in use and would become a very useful device in your office! If you place order before the end of this month you may get it with 50% discount.

We are looking forward to hearing from you,

От: г-н Фред Джонсон, менеджер по продажам

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

Кому: менеджеру по продажам, Фулхом Бутс

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

Уважаемый менеджер по продажам

Ваша компания является нашим клиентом уже много лет. Мы ценим Вашу верность и поэтому хотим предложить Вам наш новый продукт – электронный измельчитель бумаги. Он очень просто в использовании и станет очень полезным устройством в Вашем офисе! Если Вы сделаете заказ до конца этого месяца, то сможете получить скидку 50%.

Ждем Вашего ответа,

Фред Джонсон,

Менеджер по продажам

Письмо 5

General Director

4567 Camino Street

9034 South Street

Your wedding agency is becoming more and more popular in our city. I would like to help you make it more attractive to the customers. I am the owner of rose gardens, we grow fine roses all the year round. Roses would become a very good decoration for all wedding ceremonies. The prices are reasonable and include the designer service. More information you may find in the brochure attached.

General Director

От: г-н Дин Хипп, генеральный директор

4567 Камино стрит, Сан Диего, штат Калифорния

Кому: г-же Линнет, Перфект Уеддинг

9034 Саус стрит, Сан Диего, штат Калифорния, США 90345

Уважаемая г-жа Линнет

Ваше свадебное агенство становится все более популярным в нашем городе. Я бы хотел помочь Вам сделать его еще более привлекательным для Ваших клиентов. Я являюсь владельцем розовых садовб мы выращиваем розы круглый год. Розы станут хорошим украшением всех свадебных церемоний. У нас разумные цены, включающие в себя услуги дизайнера. Более подробную информацию Вы можете найти в приложенной брошюре.

С уважением,

Дин Хипп,

Генеральный директор