Календарь смен онлайн. График работы: зачем нужен и как составлять

Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.

Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel. Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания.

Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.

Существует множество сфер занятости граждан, в том числе и на тех предприятиях и компаниях, где не терпится простоя. Из-за этого требуется определять работы по сменам, чтобы функционирование компании не прекращались. Сменный график имеет свои нюансы и отличия от обычного.

Сменная работа

Сменная работа – это необходимость для предприятий, где производственный процесс должен идти непрерывно для поддержания бесперебойной работы и получения дохода фирмой. Когда рабочие трудятся по сменам, это влияет на:

• качество продукции;
• количество продукции;
• эффективность используемого оборудования;
• объемы товарооборота.

Бесперебойность промышленного процесса позволяет достичь необходимую суточную норму , но ни один человек не может трудиться 24 часа в сутки без перерывов, поэтому и возникает необходимость в составлении смен.

Для того чтобы ввести посменный график, требуется составлять расписание, основываясь на требованиях профсоюза. Эта необходимость прописана в статье №103 Трудового кодекса РФ .

При создании коллективного договора, к нему должен быть приложен и график работы.

График должен составляться согласно следующим пунктам:

• продолжительность рабочего времени для одного сотрудника не может превышать установленные государством нормы;
• некоторые граждане имеют возможность на работу по специальному режиму;
• в праздничный день суточная норма работника сокращается на 1 час. Если же предприятие трудится беспрерывно, то этот час компенсируется повышенной оплатой, либо увеличивается время отдыха;
• в ночное время норма работника уменьшается на 1 час;
• сотрудник не должен быть занят две смены подряд;
• непрерывный отдых каждого сотрудника должен превышать 42 часа в неделю.

Но большинство производственных компаний не могут позволить предоставить положенные сроки на отдых, из-за чего превышается лимит, который устанавливается государством.

Если у компании нет возможности изменить это, то лучшим решением станет суммирование учета рабочего времени. Такие лимиты будут устанавливаться внутри предприятия, что разрешается статьей 104 Трудового кодекса РФ .

Чем отличается от обычного

Лучше всего различия можно увидеть на визуальном примере.

Сменная работа определяет сотрудников на смены , например, на две: первая – с 09:00 до 21:00, а вторая – с 21:00 до 9:00 . Размеры будут зависеть от количества смен и наличия перерыва у предприятия. Такой график еще называют скользящим.

Смены будут составляться согласно нормам ТК РФ, так как никаких специальных порядков определения режимов в законодательстве не предусмотрено.

Работа 2/2 по 12 часов в день – это скользящий график.

Так как документ составляется самим предприятием, то каждый сотрудник должен ознакомиться и подписать локальные нормативные акты , которые определяют порядок трудовой деятельности. Отсутствие подписи будет свидетельствовать о том, что гражданин не был ознакомлен или согласен с предоставленными требованиями.

При составлении графика чаще всего обращаются к статье 103 ТК РФ , где можно найти информацию о допустимых сроках работы. Главное – ознакомить работников минимум за месяц о переходе на измененную систему. Срок оповещения может быть изменен, например, сокращен до двух недель, при наличии соответствующего пункта в локальном акте. Этот документ будет иметь полную юридическую силу , так как составляется в соответствии с законодательными актами.

Если же у работника возникнут претензии к работодателю насчет графика и смен, то он может обратиться в соответствующие инстанции , основываясь на отсутствие норм, которые бы смогли регулировать условия скользящего графика на законодательном уровне. Положительный поворот для обращающегося будет принят, если суду будут предоставлены доказательств отсутствия информации об условиях сменного режима в трудовом договоре.

Чтобы работа по скользящему режима проходила в соответствии с выверенными условиями трудового договора и управленческих актов предприятия, лучше всего ввести суммированный учет рабочего времени. Это поможет избежать несоблюдения ежедневной или еженедельной нормы занятости . Главное при составлении такого графика – учитывать период так, чтобы в нем собиралась информация по отработанному времени в соответствии с необходимыми условиями без недоработок или переработок.

Нередко граждане трудятся по схеме «сутки через двое» и схожим. Такой режим нельзя назвать скользящим, так как работник выполняет свои обязательства на протяжении 24 часов.

Сменная работа подразумевает под собой наличие смен, которые чередуются в течение одних суток. Законодательство не устанавливает специального графика, которого можно придерживаться при составлении порядка режима работы.

Также нюансы содержатся и в сфере оплаты работы по сменному графику. Занятость по обычному режиму оплачивается в конце рабочей недели, учитывая выходные. А если человек работает по сменам, то его отдых может выпасть на будние дни, а во время выходных он будет занят на предприятии. Особенно часто встречается ситуация, когда работник выполнил сверхурочные задачи, отклоняемые от нормы, либо не смог достичь поставленной минимальной цели.

Для учета всех этих нюансов, требуется сверять показатели фактически отработанных часов и часов за учетный период, которые были записаны в нормах. Переработка должна быть оплачена, согласно Верховному суду РФ.

Правила составления и образец

Бланк представляет собой документ, который состоит из трех последовательных частей:

• Шапка, включает в себя:
  • Название документа.
  • Дата, место создания.
  • Номер, действующий внутри предприятия.
  • Период действия графика.
• Основной блок, включает в себя:
  • ФИО сотрудника.
  • Дату подписания.
  • Номер смены.
  • Информацию о выходных.
• Отметки о мнении сотрудников и их подписи.

Документ должен иметь место для утверждения разработанного графика руководителем или управляющим лицом. В поля должны быть вписаны ФИО и должность. Место внесения этих данных не регламентируется, главное – их наличие.

Таблица основного блока может быть дополнена любыми колонками, если они помогут сделать документ более удобным или информативным. Под таблицей должна присутствовать полноценная расшифровка всей предоставленной информации.

Образец документа подходит к учету любых форм сменной занятости, хоть по 12 часов, хоть по системе «сутки через сутки». Составлять можно на любой срок, от пары недель до нескольких месяцев.

Расчет сменного графика

• определить суммированный учет рабочего времени;
• отражать работу в дневное и ночное время;
• учитывать постановления законодательства по отдыху, отведенному времени на прием пищи и так далее;
• учет времени должен вестись за каждым сотрудником в отдельности.

Все данные можно записать по образцу предоставленной таблицы выше. Особенное внимание требуется уделить правилу о 42 часах беспрерывного отдыха, предоставляемого еженедельно.

В качестве наглядного примера. Токарь имеет суммированный учет рабочего времени на две недели, работает он по 11 часов в сутки по схеме 2/2. Значит, за 14 дней он должен отработать минимум 77 часов для выполнения плана. Но токарь превысил норму и отработал 80 часов. Тогда бухгалтер должен произвести расчеты, основываясь на часовой ставке, равной 200 рублям:

• зарплата за проделанную работу

80 х 200 = 16 000 рублей

• переработка составила

80 – 77 = 3 часа

• в учетном периоде сотрудник проработал

80 / 11 = 8 дней

• расчетный коэффициент:

3 / 8 = 0,375 ч/дн

• сумма доплаты:

200 х 3 х (1,5-1) = 300 рублей

• общая зарплата:

16 000 + 300 = 16 300 рублей

Также должны начисляться надбавки за рабочие смены в праздники . Стандартный минимальный коэффициент равен двум. Если работодатель желает самостоятельно увеличить размер выплат, то он может это сделать без ограничения на максимальную сумму. Со всеми праздниками, попадающими в список оплачиваемых, можно ознакомиться в статье №112 ТК РФ.

Информация по любой оплате, включая и праздничные добавки, должна передаваться в локальный акт компании для отражения перечисления средств. Праздничные день начинается в 00:00 и заканчивается в 24:00 , это необходимо учитывать при определении рабочего графика для сотрудников и назначения дополнительной оплаты.

В данном видео содержит подробная инструкция о том, как вести и заполнять график сменности.

Статья будет полезна руководителям больших организаций и подразделений, в которых трудится много людей. Образец графика работы (скачать в Excel готовый пример можно ниже) поможет спланировать бесперебойную работу сотрудников и избежать ситуаций, когда все по какой-то причине отсутствуют и работать некому.

Что такое график работы

Трудовым законодательством предусмотрено, что у работника может быть нормированное или ненормированное рабочее время. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, а работникам, чей режим отличен от общих правил, — трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относятся следующие режимы: 5-дневная неделя с 2 выходными днями, 6-дневная с 1 выходным, неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя, при ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится в случаях, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время работника. На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Для того чтобы держать в рамках нормы их рабочего времени, вводятся графики сменности. Как правило, они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

Так, сотруднику устанавливается определенное расписание труда, например, он два дня работает, потом два дня отдыхает. Те два дня, что он отдыхает, на его месте другой работник. В таких обстоятельствах режим квалифицируется как сменный и требует составления определенного режима работ. Для этого и нужен образец графика работы сотрудников на месяц.

Скачать график работы на месяц образец пустой бланк

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от , который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета, сколько работники трудились, как правило, за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом работников. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. Скачать шаблон Excel графика работы можно чуть ниже.

В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре эти особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.

Скачать бесплатно в Excel график учета рабочего времени на 2019 год

Зачем нужен график работы

Функции его довольно многообразны. Он необходим для:

• упорядочения времени труда сотрудников;
• для расчета зарплаты при выполнении конкретных обязательств;
• для расчета среднего заработка;
• для вычисления пособий;
• при определении страхового стажа работника;
• во избежание ошибок при определении заработка и компенсаций за отпуск (помимо табелей учета рабочего времени, он тоже может быть документом, на основании которого рассчитывается заработная плата и другие выплаты);
• для выявления переработок сверх нормы и определения доплат.

После утверждения коллектив знакомят с ним под подпись за один месяц до его ввода в действие. При отказе от подписи составляется специальный акт за подписью двух свидетелей. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.

Кто заполняет

Образец графика выхода на работу сотрудников на следующий месяц составляет руководитель или ответственное за составление подобного документа лицо, наделенное полномочиями в соответствии с приказом. На практике обычно этим занимается кадровый работник, но это неправильно. Расписание должен составлять руководитель структурного подразделения.

После составления документ утверждается окончательно и подписывается руководителем организации или обособленного структурного подразделения. Для простоты можно образец графика работы скачать в exel и использовать в качестве шаблона.

Есть ли обязательный бланк

Ввиду отсутствия установленной унифицированной формы каждый работодатель может самостоятельно разработать собственный бланк документа. Можете воспользоваться для этого нашим образцом.

В нем обязательно указывают полный список работников с указанием их должностей. После фамилий отмечают дни, в которые конкретный человек должен будет выйти на работу. Разработать документ желательно таким образом, чтобы в результате не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени, а также обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы. Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Порядок заполнения

Образец таблицы графика работы на месяц, пустая форма, заполняется с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. В нем указывают начало и окончание, продолжительность трудового дня, перерывы, количество смен, чередование труда и отдыха.

Продолжительность дня регламентируется внутренними нормативными актами с учетом установленного трудовым договором режима трудового времени. Также может быть предусмотрена сокращенная продолжительность трудового дня, как, к примеру, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 Т РФ) или когда имеет место труд инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ).

Скачать бесплатно бланк графика работы сотрудников на месяц

Где и сколько хранится

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"» (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) установлен перечень для хранения документов с указанием сроков.

Согласно п. 586 приказа, табели (графики), журналы учета рабочего дня хранятся 5 лет, при работе с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения установлен в 75 лет.

Однако, некоторые источники полагают, что данный пункт касается табелей учета времени труда, а не расписания работ, и что к последнему документу данный пункт не относится.

Все же некоторые работодатели предпочитают хранить такие документы в течение года в отделе кадров или бухгалтерии на случай возникновения трудового спора с работником по вопросу нормирования трудового времени или начисления заработной платы.

Важно правильно распланировать график каждого сотрудника, назначить выходные, рабочие и отпускные дни. Главное – не запутаться потом в этом всем. Чтобы такого точно не произошло, рекомендуем воспользоваться специальным софтом, который отлично подойдет для таких целей. В этой статье мы подробно рассмотрим несколько представителей, поговорим об их недостатках и преимуществах.

Graphic подойдет для составления индивидуального графика работы или для организаций, где штат составляет всего несколько человек, поскольку ее функционал не рассчитан на большое количество работников. Сначала добавляются сотрудники, выбирается обозначение их цветом. После чего программа сама создаст цикличное расписание на любой промежуток времени.

Доступно создание нескольких расписаний, все они потом выведутся в отведенную таблицу, через которую их можно будет быстро открыть. Кроме всего стоит обратить внимание, что хоть программа и выполняет свои функции, но обновления не выходят уже долгое время, а интерфейс порядком устарел.

AFM: Scheduler 1/11

Этот представитель уже нацелен исключительно на составление графиков организации с большим количеством сотрудников. Для этого здесь отведено несколько таблиц, где составляется расписание, заполняется штат работников, устанавливаются смены и выходные дни. Потом все автоматически систематизируется и распределяется, а администратор всегда получит быстрый доступ к таблицам.

Для тестирования или ознакомления с функционалом программы присутствует мастер создания графиков, с помощью которого пользователь сможет быстро составить простенький распорядок, просто выбирая необходимые пункты и следуя инструкциям. Учтите, что данная возможность подходит только для ознакомления, все лучше заполнять вручную, тем более, если данных много.

В данной статье описывается только два представителя, поскольку для подобных целей выпускается не много программ, а основная их масса глючат или не выполняют заявленных функций. Представленный софт отлично справляется со своей задачей и подойдет для составления различных графиков.

Начнем с того, что график работы организации и режим работы сотрудника - это разные понятия. Конечно, часто бывает так, что компания и ее сотрудники работают в одном режиме, допустим, с 9.00 до 18.00. Но не всегда. Посмотрим, какие бывают графики работы персонала.

Графики работы по Трудовому кодексу

Отдельной статьи, регламентирующей установление графиков работы для сотрудников, в ТК РФ нет. Оно и понятно. Ведь каждый работодатель вправе сам определять конкретные часы работы для своих работников с учетом установленного им режима рабочего времени (ст. 100 ТК РФ), а также требований законодательства, касающихся обязательного предоставления времени отдыха, ограничивающих привлечение ряда лиц к работе в ночное время и др.

Наиболее распространенным графиком работы в РФ является пятидневка: в неделю работник трудится 5 дней по 8 часов в день и имеет 2 выходных дня. Другой вариант - шестидневка. Он предполагает 6 рабочих дней в неделю и 1 выходной день. При этом нормальная продолжительность рабочего времени так же, как и при пятидневке, составляет не более 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Поэтому работодатель может установить, к примеру, такой график работнику: 5 дней по 7 часов и 1 день - 5 часов. График рабочих дней на 2017 год для пятидневки и шестидневки есть в .

Если же специфика деятельности предприятия такова, что работникам приходится работать разное количество часов в неделю, и соблюсти 40-часовую норму рабочего времени не получается, то нужно вводить суммированный учет (ст. 104 ТК РФ). При нем графики работы сотрудников могут быть самые разные.

График работы «2 через 2»

График работы «2 через 2» означает, что работник 2 дня работает, а потом 2 дня отдыхает. При этом каждый его рабочий день длится больше 8 часов. Норма рабочего времени отрабатывается за учетный период, к примеру, за квартал. Такой принцип применяется и при графике работы «4 через 4», «сутки через трое» и др.

Таким образом, режим труда и отдыха работников при суммированном учете рабочего времени регламентируется графиком работы. Образец графика на месяц можно найти в справочно-правовой системе Консультант+. Кстати, при работе «сутки через трое» и норме рабочей недели 40 часов лучше было составить график рабочего времени на весь 2017 год. Поскольку при меньшем учетном периоде вряд ли удастся соблюсти норму без сверхурочной работы.

Что значит гибкий график работы

ТК РФ предусматривает режим гибкого рабочего времени, устанавливаемый работникам, для которых нет жесткого условия о работе в определенный временной промежуток. Соответственно, четкий график рабочего времени сотруднику не устанавливается. Но при этом суммарно сотрудник должен отрабатывать определенное количество часов за учетный период (