Валовая прибыль по поставщикам. Общий механизм перепроведения документов платформы
В 1С Управлений Торговли я рассказывал об отчете и его показателях, а сегодня хочу ответить на некоторые вопросы с которыми я раньше часто сталкивался и сейчас встречаю на форумах.
Вопрос:
В каком отчете можно посмотреть проданный товар по ценам продажи, себестоимость этого товара, сумму и процент наценки за определенный период.
Ответ: В отчете «Валовая прибыль» можно посмотреть количество продаж, выручку от продаж, себестоимость проданных товаров, эффективность (процент наценки) и рентабельность (маржа).
Вопрос:
При составлении отчета о валовой прибыли, программа не рассчитывает себестоимость
.
Ответ: Расчет себестоимости происходит при списании партий. Режим списание партий устанавливается в настройках учетной политики флаг «Списывать партии при проведении документов», тогда себестоимость будет рассчитываться в момент проведения документа.Если флаг «Списывать партии при проведении документов» не стоит, и Вы не хотите включать этот режим, то списывайте партий обработкой «Проведение по партиям», которая находится в «Документы» — «Дополнительно» — «Проведение по партиям».
Вопрос: Как считается себестоимость в 1С Управление Торговлей 10.3 , отчет «Валовая Прибыль»?
Ответ: Из документа «Поступление товаров и услуг» берется
Сумма — НДС + Доп.Расходы = Стоимость
Вопрос: Как влияет на валовую прибыль «Плановая себестоимость».
Ответ: «Плановая себестоимость» ни как не влияет на валовую прибыль. Она предназначена для контроля продажной цены в документах заказа (показывается себестоимость и наценка относительно продажной цены).
Вопрос:
Отчет «Валовая прибыль» и отчет «Продажи» показывает разное количество проданного товара.
Ответ: Посмотрите на какую дату актуальна последовательность документов, «Операций» — «Проведение документов» — закладка «Восстановление последовательностей». Если дата не актуальна то восстановите последовательность.
Вопрос:
В УТ 10.3.10.4, делаю отчет Валовая прибыль, но для большинства товаров поле себестоимость равны ноль. Хотя для некоторых себестоимость проставлена правильно.
Ответ: Запустите обработку «Восстановление последовательностей». Также необходимо проверить документы на временной оси, реализация может быть раньше, чем закупка.
Вопрос:
При реализации возникают ошибки:
Не списано по партиям
3 шт товара Сумка 07-1285/2 56
Как списать по партиям соответствующие товары?
Ответ: Ошибки такого плана возникают, когда реализация проведена раньше на временной оси, чем поступление, перемещение. Когда продано больше чем поступило (отрицательные остатки).
В случае возникновения таких ошибок:
1. проверти отрицательные остатки отчетом «Ведомость по товарам на складах» поставить детализацию строк до документов и включить выделение отрицательных остатков.
2. выявить причины и исправить отрицательных значение:
— неправильное расположение документов на временной оси
— отсутствие при списании серий/характеристик номенклатуры
3. Запустить обработку «Проведение по партиям»
.
Для любой компании очень важным показателем является прибыльность. При ведении учета в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» вы можете отслеживать валовую прибыль от продажи товаров. Но в некоторых ситуациях, информация о валовой прибыли может быть неверной из-за неправильного расчета себестоимости товаров.
В данной статье мы рассмотрим основные ошибки, которые вызывают неверный расчет себестоимости и способы их устранения.
Списание товаров «в минус»
Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание товаров в минус. Т. е. по программе товар у вас на складе отсутствует, но вы его все равно продаете.
Если пользователи вводят документы в базу оперативно (т. е. сегодняшней датой и текущим временем), то продать товар в «минус» не получится – программа сообщит об ошибке. Но если пользователи вводят документы в базу неоперативно (т. е. задним числом), то программа позволяет списать товары в минус. При этом выдаются сообщения об ошибках, но документ все равно проводится и товар списывается.
Примечание: списание в минус и соответствующие ошибки могут возникнуть и при проведении документа текущим временем, если у пользователя есть права на превышение остатков по складу и по организации. Данные права даются в настройке дополнительных прав пользователей.
Пример документа «Реализация товаров и услуг»:
С помощью данных ошибок программа информирует нас о том, что товар списывался со склада в минус, и программа не смогла провести расчет себестоимости.
В отчете по валовой прибыли мы увидим по данной продаже нулевую себестоимость и, соответственно, 100% валовую прибыль.
Меню: Отчеты – Продажи – Анализ продаж – Валовая прибыль
Причины возникновения отрицательных остатков могут быть разными, но в основном встречаются следующие:
- Документ поступления товаров еще не введен в базу.
- Документ поступления товаров введен в базу, но более поздним временем, чем продажа товаров.
- На складе возникли излишки товаров или пересортица.
В случае возникновения излишков товаров или пересортицы нужно произвести инвентаризацию товаров на складе и оприходовать излишки. Оприходование излишков должно быть проведено до того, как товар будет продан.
Если же ошибка возникла из-за неправильных дат документов, то достаточно поправить даты и перепровести документ реализации товаров.
Оценить остатки товара и разобраться с причиной возникновения ошибки можно в отчете «Ведомость по товарам на складах».
Меню: Отчеты – запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах
В настройке отчета сделаем группировки по складу, номенклатуре и документу движения. Также установим флаг «Отрицательное красным» (чтобы видеть отрицательные остатки) и поставим отбор по нужному товару:
Пример сформированного отчета:
В данном случае мы видим, что реализация товаров была оформлена на 3 часа раньше, чем поступление товаров на склад. Для правильного списания достаточно поменять время реализации на более позднее и провести документ.
Если даты документов находятся в разных днях (например, поступление 1 апреля, а продажа сделана еще 31 марта), то нужно более подробно разобраться в данной ситуации. Возможно, один из документов введен в программу неправильной датой (например, поступление товаров и документы по нему были от 30 марта, а в программе поставили неправильную дату). Или поставщик прислал первичные документы, оформленные неправильной датой (например, товар поступил 30 марта, а поставщик прислал документы, датированные 1 апреля) – в таком случае понадобятся новые документы от поставщика.
В любом случае, в конечном итоге никаких отрицательных остатков в отчете быть не должно, а поступления товара должно быть оформлено раньше по времени, чем его продажа.
Пример отчета после исправления:
Исправление ошибок в партионном учете. Проведение по партиям
Даже если программа не выводила вам никаких ошибок в момент оформления документов, ошибки в расчете себестоимости все равно могут возникнуть при работе «задним числом». Несколько примеров ошибочных ситуаций ниже.
Примечание: способ расчета себестоимости в примерах – ФИФО.
Пример 1
После этого менеджер по закупкам оформил в программе еще одно поступление холодильников – 15 числа по 10500 руб.
В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (10500*3=31500 руб.) и другая валовая прибыль (10500 руб.).
Но документ реализации уже проведен, никто его перепроводить скорее всего не будет. Значит, себестоимость может так и остаться неверной.
Пример 2
21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.
25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.
После этого менеджер по закупкам зашел в документ поступления и изменил в нем цены холодильников на 12000 руб. (изначально цена была введена неверно).
В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (12000*3=36000 руб.) и другая валовая прибыль (6000 руб.).
Таких ситуаций может возникать очень много. По сути, каждое создание, изменение, удаление документа задним числом может сделать себестоимость в оформленных позднее документах продажи ошибочной.
Чтобы быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно, нужно запустить последовательное перепроведение всех документов. Для этого можно воспользоваться двумя механизмами:
Общий механизм перепроведения документов платформы
Меню: Операции – Проведение документов
Этот механизм позволит вам перепровести все документы нужного вида за месяц, но он имеет небольшой недостаток – документы будут проводиться независимо от того, нужно это или нет. Ведь вполне возможно, никаких операций неоперативно сотрудники не делали. А проведение всех документов может занять длительное время.
Механизм проведения по партиям программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3»
Смысл механизма состоит в том, что программа запоминает так называемую «границу актуальности» – дату, до которой все документы были проведены оперативно и никаких ошибок нет. Если какой-то документ проводится задним числом, то программа сдвигает эту дату на дату этого документа. Таким образом, программа всегда знает, начиная с какой даты в документах могут быть ошибки. В конце месяца запускается специальная обработка «Проведение по партиям», которая последовательно проводит все документы реализации, сделанные позднее «даты актуальности», и рассчитывает в них себестоимость заново.
Рассмотрим работу второго механизма на первом примере.
Второй документ поступления, оформленный задним числом:
После создания второго документа поступления, отчет по валовой прибыли остался неизменным:
Откроем обработку «Проведение по партиям».
Меню: Документы – Дополнительно – Проведение по партиям
В обработке мы видим, что последовательность документов актуальна на 22 марта – дату второго поступления, введенного неоперативно.
Нажмем кнопку «Выполнить» и программа перепроведет все реализации товаров, сделанные после 15 числа.
Отчет по валовой прибыли после выполнения обработки:
Теперь в расчете себестоимости все верно.
Примечание: в момент выполнения обработки вы можете увидеть сообщения об отсутствии товаров на складе, т. к. задним числом могут не только создать поступление, но и удалить его или перенести на более позднюю дату. Каждую такую ситуации надо рассматривать отдельно (как было описано выше).
Чтобы в программе все было верно в расчете себестоимости и прибыли, желательно вводить все документы в базу оперативно (т. е. сегодняшним днем и текущим временем). Но часто бывают ситуации, когда необходимо ввести документ задним числом, или поправить уже созданный документ. Такие ситуации могут привести к неправильно посчитанной себестоимости и прибыли в базе.
Если периодически выполнять проведение по партиям, а также реагировать на все сообщения об отсутствии товаров, себестоимость в вашей базе всегда будет рассчитана правильно. А значит, вы всегда будете видеть правильную информацию о валовой прибыли от продаж.
Даже в курсе типа “Быстрого старта” мы разбираем более 30 отчетов для анализа “что произошло, как и почему”.
Но некоторые отчеты заслуживают того, чтобы быть разобранными отдельно – и подробно.
И многие отчеты нужно показывать именно директору – и самому четко понимать “его” показатели – какие они, зачем они и как он на них смотрит.
А если босс не видит, зачем это система – можно и без денег остаться:)
Поэтому публикуем два видео про два “отчета для руководителя”.
Для тех, кто пока сам не директор, но с ними общается.
Отчеты по прибыли обычно первичны.
Классический вопрос – как получить реальную (чистую) прибыль по сделкам?
Стандартный ответ от “спеца по 1С” – формируйте отчет “Валовая прибыль”, там все видно…
Однако, этот отчет далеко не всегда то, что нужно. В нем отображается только валовая прибыль (выручка минус себестоимость), а необходимо получить именно чистую прибыль .
Для расчета чистой прибыли нужно учесть расходы:
- Представительские (и это далеко не всегда только “накрыть поляну” :)
- Командировочные (например, выезд для презентации/демонстрации продуктов)
- Коммерческие (например, доставка до клиента за наш счет)
- Налоги (компания же платит налоги, нет?)
И если просуммировать эти затраты, рентабельность сделки может опуститься до нуля или даже “в минус”, хотя по валовой прибыли все Ok.
Как этого избежать?
Нужно отражать расходы с привязкой к заказу/клиенту. Настроить отчеты, чтобы система считала прибыль в разрезе заказов/реализаций/клиентов.
В этом видео:
- Анализ валовой прибыли по заказу с учетом ТЗР
- Отнесение коммерческих расходов на заказ и на клиента
- Формирование чистой прибыли по заказам
- Формирование чистой прибыли по клиентам.
Еще один мощный инструмент управленческой отчетности – прогнозный (управленческий) баланс.
С одной стороны, он выполняет контрольные функции – корректность отражения операций в системе. Можно за несколько минут найти грубые ошибки в учете.
С другой стороны – с помощью него руководитель может быстро оценить возможные проблемы в компании:
- Высокая доля дебиторской задолженности в структуре активов – означает, что растет доля клиентов, которые предпочитают не платить за товары сразу.
В этом случае, нужно развернуть дебиторскую задолженность по срокам долга – скорее всего будут просроченные долги, с которыми нужно срочно начинать работать.
Кроме этого высокая доля дебиторки – сигнал к тому, чтобы ужесточить условия отгрузки для ряда клиентов. - Высокая доля запасов в структуре активов – поводу проверить оборачиваемость запасов. С высокой степенью вероятности обнаружится неликвидный товар. А это повод задать менеджеру по закупке несколько интересных вопросов.
- В балансе одним взглядом видна чистая прибыль на период – в целом по компании и по каждой организации в отдельности.
Вполне может оказаться так, что прибыль гораздо меньше ожидаемого значения – причины могут быть различные, например, скидки, которыми “разбрасываются” менеджеры. - Если значение кредиторской задолженности значительно выше остатков денежных средств – это может стать проблемой.
Например, если поставщики “закроют” отгрузки до момента оплаты долга. Придется срочно подключать кредиты, что в целом снижает доходность бизнеса.
В этом видеоуроке – анализ структуры активов и пассивов компании с помощью типового отчета «Управленческий баланс».
Чтобы демонстрация 1С не происходила “абы как”, в курс “Управленческий учет КА 2.0, УТ 11 и ERP 2.1: Быстрый старт” добавлен еще один модуль, с подробным разбором 14 отчетов:
- Валовая прибыль предприятия
- Валовая прибыль по полностью оплаченным отгрузкам
- Показатели работы менеджеров
- Чистая прибыль по заказам и по клиентам
- Задолженность клиентов по срокам
- Динамика просроченной задолженности
- Платежная дисциплина клиентов
- Платежный календарь
- Отчет по движению денежных средств
- Управленческий баланс
- Оборачиваемость запасов на складах
- Доходы и расходы
- Рейтинг продаж двух периодов
- Сравнение продаж аналогичных периодов